【雑記】オフ運営 マネージャー業務

はじめましての方ははじめまして。そうでない方はご無沙汰しております。

でぃーと申します。

こちらの記事でも書かれているように、所謂マネージャー業務は外から見えない部分が多く、何しているのかわからないと散々言われたのでいい機会だし文面に残してみるかと筆を執った次第です。

今後イベント運営に興味がある方の参考になれば幸いです。

最近運営参加した主たるもので言えばHaze、葉桜杯、PokeLeague-offline-ですが、今回はほぼ全ての管理を行ったHazeでの私の動きを綴ろうかと思います。

運営全員が確定する前に会場の調整色々ありましたがこの辺は本筋から逸れるので割愛。

開催確定後事前準備

【Discordサーバー作成】

・大会Discordサーバー作成

昨今の大会ではオンオフ問わずDiscordサーバーを用いての大会運営が当たり前になってきています。
運営から参加者への連絡、参加者から運営への報告、参加者情報の管理等、非常に便利であり、他にDiscordより優れたサービスが生まれない限り運用しない理由は無いと思います。
とは言え不特定多数のユーザーが使用する所謂コミュニティサーバーを作成、運営したことある人は多くないと思うので大会運営サーバーに必要なものを簡単に説明します。
私が設計したHazeの運営サーバーの参考元は結城君が設計したPokeLeague-offline-の大会サーバーです。
必要な項目はほとんど同じなので、参考にしつつHaze仕様にアレンジしました。

・サーバー内部の設定

ロール毎の権限の設定、チャンネル、カテゴリ毎の権限設定など
運営のみが閲覧可能なチャンネル、対戦参加・見学参加それぞれが閲覧可能なチャンネル、チャンネルへの書き込み制限、招待リンクの作成制限etc...
設定すべきものは山ほどありますが、「カテゴリ・チャンネルの閲覧権限」「チャット履歴の閲覧権限」「招待リンク作成権限」「チャンネルの書き込み権限」の4つを正しく設定していれば大きな問題は無いはずです。

身内窓では設定しないような仕様がわんさかあるので自分が管理者のサーバーがあるならサーバー設定を覗いてみると良いかもしれません。

・botの導入

今回導入したbotはCarl botとTicket Toolの2つです。
Carl botはサーバー入室直後に該当スタンプを押してもらうことで自動でロールの振り分けを行います。
Ticket Toolはサーバー内で運営と参加者個人のチャットルームを作成するために導入しました。
問い合わせフォームとしてTicket Toolを試験導入しましたが、比較的良好だったので今後も使用すると思います。

・各種チャンネル

ここはオフによって必要になるものが違うと思うので意識していたことだけ。
”参加者全員がDiscordサーバーに入室している“ので、当日の説明時に「サーバー内の○○を見て下さい～」という説明が可能な様に設計しているはずです。（参考元の結城君設計のPokeLeague-offline-のサーバーも然り）

参加者が入室してロール付与後に閲覧可能なカテゴリ内に説明事項を粗方記載しておくと、事前に読んでくれる方が居るかもしれないので、出来るだけ丁寧に記載するのが吉です。（参加者は当日までに一度くらい目を通してくれ頼む）

【要項作成】

開催要項に関しては前回のHaze-Finalの要項を改変して流用しました。
注意点は表記ゆれの確認、英数字の全角半角の確認、誤字脱字など。
表記ゆれの最たるものだと、「～ください」と「～下さい」、「パーティ申請」と「パーティー申請」が同じ要項内に混在している場合でしょうか。
「パーティ」と「パーティー」外来語なのでどちらも表記としては正しいはずです。ですが、同じ文書の中でどちらも使用されていると読み難いと言うか、違和感がすごいのでどちらかで統一するのが基本かと思います。
「～ください」と「～下さい」は明確に違いがあって、「～ください」は補助動詞なので英語で言う「please」になり、「～下さい」は動詞で、物や行為を要求する「give」のような使い方になります。
表記ゆれと言うより誤用に近いので平仮名の「～ください」で統一するのが良いでしょう。

文法やら国語力の問題みたいになりますが、「誰が読んでも同じ意味合いになる文章を書く」ことを意識しています。

自分が作成する際は複数人で推敲を行います。私は意地でも粗を探すくらいの気持ちで推敲作業に挑みます。

この辺は自分のプライドとか思想が故なところがあるのでまたの機会にお話しできればと。

【参加申請フォーム作成】

TonamelのQRログインやGamehintが増えつつありますが、まだまだ主流はGoogleフォームでしょう。
どれも精通しているわけではありませんが一通り触ったので所感を以下に添えておきます。

・Googleフォーム

安心安全。取り敢えずこれを使えば間違いないでしょう。
集計データのスプレッドシートでの管理は管理者の手作業になりますが、関数の使用で対応可能な部分も多い。
参加者側でも使用頻度が一番多いと思われ、使用方法が分からないことが少ない。

・Tonamel
トーナメント作成ツール。ここ数年で使用者が増え、普及率も上々。
スイスドローやシングル・ダブルイリミネーションのトーナメントを行う際は非常に便利であるが、イベント全体の参加者管理を行うには足りない部分が多い。
また、予選をブロック総当たり形式で行う場合は対応出来ない。
総当たり機能、集金機能、申請者のキャンセル待ちの管理まで出来るようになれば最有力候補。

・Gamehint

スマブラ（格ゲー）のイベントの為作成されたツール（のはず）
Twitterアカウントとの連携が可能で、参加申請からキャンセル待ちの更新まで一つのツールで対応可能。
イベント作成時に開催場所の設定が出来たり、申請者に対して一斉にDMを送信可能だったりと便利な部分は多いが、如何せん未知数な部分も多いので今後の普及とツールの改修に期待。

参加申請時に取得すべき情報は

HN（ハンドルネーム）
連絡可能なTwitterID（鍵垢不可）
DiscordID（運営にDiscordを使用するなら）

HNとTwitterは必須で、後は用途次第で必要な項目は変わると思いますが大体こんな感じ。

個人的に「要項に同意したかの確認」がミソです。

【パーティ申請フォーム作成】

KP集計を行うなら必要。
Googleフォーム以外選択肢が無いと思います。
本当に集計するだけであれば、集計データをExcelのピボットテーブルか何かで集計したら終いです。
一応KP集計ツール自体は存在しますがネット上には落ちてないはずなので頑張って入手してください。

【Tonamel作成】

予選がスイスドローなら予選から、決勝トーナメント以降からならそれ用にTonamelにて大会の作成が必要になります。
スイスでは必要ありませんが、決勝トーナメントのマッチングは予選の結果で決めることが多いので事前に○○ブロックの1位はここ、予選スイスの〇位はここ、と1回戦の場所を決めておくと当日に焦らなくて良いです。

【経費管理】

Hazeに関してはもとみや君が必要備品の洗い出しを行ってくれたので、必要不必要の判断と他に要る物は無いかの確認を全員で行い、簡単な帳簿としてスプレッドシートに纏めて管理していました。
お金の出どころは纏めたほうが管理が楽なので、基本的には大きい買い物はとすTと私で済ませました。

【備品準備】

どのオフでも使いそうなのは名札、名札ケースぐらいで他は会場や規模によって変わるかと思います。

昨今のオフでは感染症対策で消毒用アルコールが必要だったりするので経費が嵩みますが、他オフとの備品の共同使用を打診したりして予算を抑えるのも手です。
葉桜杯で購入した体温計やアルコールボトル等の備品は（関東圏であれば）レンタル可能なはずなので詳しくはきおすさんに聞いてください。

【スライド作成】

オフ当日にスクリーンに映す製作物。
PowerPointを用いてタイムスケジュール、サブイベントの説明を視覚化するために作成しました。

無くても特に問題ないとは思います。

要項公開後

【大会Twitter運営】

今回に限った話ではありませんが、HazeのTwitterアカウントの運営は基本的に全て私が対応しています。
特筆すべきことはないとは思いますが、誤字脱字・誤爆に注意して運用していました。
連絡してきた人がある程度気心知れた人であっても、敬語を崩さず整合性の取れた対応を行います。
私個人での判断で対応してはいけないと思われるものに関しては運営内で協議し、回答しています。

参加申請開始

【参加者対応】

参加申請された方の状況の把握、キャンセル申請対応、問い合わせの対応などの業務は私が行っていました。
個人情報を用いての本人確認は主催のとすTのみが対応可能なので彼に任せてあります。

大会サーバー内のTicket Toolを用いた問い合わせに対しては、大会案内用のDiscordアカウントではなく、私個人のアカウントを使用して対応しています。
これは、問い合わせに運営の誰が対応したのかを明確にした方が参加者目線で安心できるとの考えからです。
私個人のアカウントであっても毅然とした対応は崩さず、対応の意識自体はTwitterアカウントの運営と変わりません。

申請締切後

【予選ブロック対戦シート作成】

ブロックをランダムに決めた後、事前に作成していた予選ブロックの対戦シートに選手名を入力して印刷。
以前は個人メタを防ぐ為にオフ当日のパーティ提出後にくじ引き等でブロックを決めていましたが、感染症などの諸々の都合でこちらで決めることになりました。
スイスドロー予選では不要です。

【受付用参加者リスト作成】

事前振り込み制で無いなら当日現金での参加費徴収を兼ねて受付を行うことになります。
PCを用いるにしても、リストを紙に印刷するにしても作成自体は必要です。
外部の集金サイトを使用すると手数料等いろいろと面倒なのでTonamelに集金機能とか追加されたら泣いて喜びます。あと総当たり形式にも対応して欲しい。

当日

【運営席設営】

受付の設営を最優先に、会場全体の設営と、運営で使用する区域の環境を整えます（主にPC周り）
ライブ大会を使用するならルール配布の準備もこのタイミング。

【参加者対応】

何をどうしたらいいのか分かんない～みたいな人が運営席付近にちらほらいたのでその方々に軽く対戦開始までの案内。
オフ慣れしてない方はこの傾向があったかなと思います。慣れてる人はいつもの感じで過ごしてたかと。

対戦開始後はライブ大会のマッチング方法や、回線切断時の対応が主です。
マッチング方法の質問は数件ありましたが、回線切断の対応は無かったと思います。
（7世代に比べると混戦の影響が減った・・・？）

【詳細KP集計】

ここはHaze特有なのでアレですが一応。

対戦参加者の皆さんに事前に入力してもらったパーティデータをもとに全体KPを集計した後、上位10匹のポケモンの技・性格・持ち物・特性の詳細データを纏め、スライドを作成しました。
結城君と十六茶さん監修の変換&集計ツールの賜物なので本当に頭が上がりません。
初回からfinalにかけての3回は手書きのパーティシートを手作業で集計してたの本当に頭がおかしい。

【予選抜け者確認】

予選各ブロック内全員+運営で抜け者となる上位2人を確定後、決勝トーナメントの登録について説明するために上位2人に運営席まで来て頂きました。
この時に手動で決勝トーナメント進出者のロール付与を行い、専用カテゴリの閲覧が可能な状態にします。

【サブイベ準備】

今回はサンダーでハピナスに暴風を打つということで、事前に育成したハピナス2匹とサンダーをそれぞれのROMに用意し、対戦可能な状態で待機。

サンダーがハピを突破したときはヒヤヒヤしましたが、いい具合に盛り上がってくれてよかったです。

【決勝トーナメント作成】

サブイベントの結果次第で決勝トーナメントのシード枠が確定するルールなので、サブイベント消化と同時進行で決勝トーナメントの作成を行いました。

話はズレますが、サブイベントについての考え方をひとつ。

オフ全体で楽しむサブイベントは息抜きと同時に、参加者の手隙時間を無くす目的もあります。
抜け者発表の画像作成、トーナメント作成など、運営側でどうしても必要な時間をサブイベントの裏側で消化することで参加者側の暇な時間を極力減らします。
オフ全体を通してスムーズな進行だったという印象になるのは、所謂”グダっている時間”が有るか無いかに寄るところが多いと考えています。
このグダり時間を無くすため、綿密にシミュレーションを行い、事前準備で時間が短縮できそうな部分を済ませることで、スムーズな進行に近づくと思います。
（別世代での対戦イベントや、予選落ち者のミニトーナメントなどのサブイベントとなると話は変わります）

【勝敗報告管理】

Hazeで使用したページシステム式トーナメントの仕様上、Tonamelで再現するためには管理者が勝敗を入力せざるを得なかったので勝者の方に勝敗報告を行ってもらいました。
普通のシングルイリミ、ダブルイリミなら参加者側で勝敗報告を済ませてもらうのが良しです。

【配信テスト、準備】

本配信開始前に音量調整、実際の配信卓誘導の予行として、決勝トーナメントの何組かに配信テストに協力して頂きました。
ライブ大会の観戦機能の導入でバタついた部分もありましたがなんとかなりました。
観戦機能を含めたライブ大会の仕様自体は難しいものではありませんが、仕様を粗方把握している人が殆どいないと思うので、導入する場合は使用歴のあるオフに確認したり、実際にSwitch複数台でテストすることを推奨します。
（もう8世代も終わりに近いですが・・・）

【配信補佐】

配信状況の確認、配信卓対戦誘導など。
この辺は次の日のPOKE LEAGUEの練習も兼ねてきおすさんが一部担ってました。

【撤収作業】

全工程が終了して撤収作業になります。
機材周りの持ち込みが増えて、どれが誰の持ち物か分からなくなるので目印になるものは必須でした。（特にコード類）

終了後

【総括記事作成】

予め作成していたプロットに諸々のデータを追記して公開。
今回、新しくアンケートという試みを行いました。
参考になる意見も多く、運営目線では見えなかった良し悪しを知ることが出来て非常に有益な情報になりました。

回答いただいた参加者の皆様、ありがとうございました。

個人的にサンダー暴風チャレンジが思いの外好評で驚きました。
特に熱を入れて準備した部分ではなかったので、運営側の意識していた部分と参加者側の盛り上がりがズレることもあると改めて思いました（こなみかん）

企画自体は1年以上前から
実際に動き始めたのは22年1月中旬
会場確定して運営全員で動き始めたのが2月末
要項公開が3/29
募集開始が4/5
当日が5/3
感染症対策の個人情報保管期間を終えて完全にHazeが終了したのは6/5

になるので約半年ほどのプロジェクトになりました。
他のオフはどうか分かりませんが本当に突発で開催しない限り、こんなもんだと思います。（多分長い方）

軽く説明出来りゃええかな～と書き始めたら結構な長文になりました。

こちらの記事でも主催が兼任しているケースが多いとありますが、半端な精度でやるなら主催が担う方が良いです。
このポジションはオフ全体のクオリティに直結する部分が多く、オフの評価は良くも悪くも主催に向かいます。
主催との信頼が無いと成り立たないポジションでもあるので、取り敢えずで目指せるかと言えば・・・（とすTがどこまで考えてるのかは知らん）

おわりに

オフやってみたいけど何から始めたらいいのか分からない、何が必要なのか分からないと言った方が居れば、気軽に連絡ください。
主催をやらないと分からない事は絶対にあるのでその辺りは怪しいですが、事務的な内容であれば私にできる範囲で協力したいと思っています。
特に関西方面は主催を張る人が上京したり隠居したりで年々居なくなっているので、興味ある人は是非連絡ください。

（お前が主催やれやの意見は聞かなかったことにします。私は頭に立つより私を上手く使ってくれる人の下に置く方が輝きます。多分）

今回はHazeでの私の業務を整理してみましたが、私の運営業務の考え方そのものについてはあまり触れていないのでその辺りは近いうちに書こうかと思います。

最後までお目通し頂きありがとうございました。